Comment mettre en place une Obeya ou control room digitale ?

Dans un précédent article, nous vous présentions l'Obeya, une pratique de management visuel issue du lean. Cette “grande salle” en japonais est un lieu de collaboration où les informations sont diffusées et gérées par des réunions courtes et périodiques.

Aujourd'hui, nous vous expliquons comment mettre en place et “designer” une véritable salle dédiée à l’Obeya pour une meilleure performance.

La salle Obeya est le reflet des projets en temps réel (de la mobilisation des ressources, des risques, des indicateurs…). Elle pousse à l’action et à l’anticipation pour optimiser la gestion de vos projets.

Ses objectifs sont multiples. La “control room” et l’Obeya accompagnées de solutions digitales :

  • boostent la collaboration et favorise les échanges entre collaborateur
  • permettent de créer un esprit d’équipe
  • alignent les objectifs de l’équipe
  • améliorent la vue globale et synchronisée des activités de l’équipe
  • inspirent la créativité

Pour optimiser le travail d’équipe, vous devez éviter la sur-sollicitation des équipes comme des équipements. Pensez donc à épurer la décoration de votre salle Obeya tout en gardant le confort nécessaire à une bonne session de travail en équipe.

Pour “créer” votre salle d’Obeya, suivez quelques conseils en terme de :

Logistique

L’Obeya est une méthode très approfondie impliquant une salle de travail ou de réunion optimisée et customisée avec plusieurs “détails” à respecter.

Chaque pan de mur est dédié à une action :

  • La planification où l’on pose les objectifs pour les garder en tête tout au long du projet  
  • Le développement où l’on précise “qui fait quoi et quand”
  • Le contrôle où l’on jongle entre l’ajustement des objectifs présentés lors de l’étape de planification, le suivi des indicateurs de temps et de budget et l’anticipation des alertes ou des risques liés au projet
  • L’ajustement où l’on recense les problèmes détectés avant de proposer des solutions d’amélioration

Cette organisation de la salle Obeya permet de découvrir en un coup d’oeil les différentes étapes que l’on peut résumer par “plan, do, check and act” et facilite la gestion de votre projet par un management visuel optimisé.  

PingFlow Obeya

Gardez uniquement les informations indispensables et supprimez tout élément pouvant prêter à confusion ou brouiller la vision du projet. Chaque élément doit faciliter le pilotage du projet et la prise de décision en temps réel.

Toutefois, la salle Obeya doit rester un lieu de travail agréable avec un certain confort visuel. N’hésitez donc pas à ajouter des touches de couleurs ou tout autre élément pouvant faciliter la lecture des supports.

Habitude de travail

Laissez toujours la porte ouverte ! Dès l’ouverture de votre salle Obeya, créez des occasions de rassemblement afin d’ancrer des habitudes.

La salle Obeya doit être accueillante et perçue comme un lieu où l’on aime travailler, se challenger et évoluer en équipe. A la fin de vos projets vous pouvez également y célébrer vos victoires.  

PingFlow Obeya

Attention, pour éviter le gaspillage de temps et la sur-sollicitation des équipes recommandés par les méthodes lean et l’Obeya, raccourcissez au maximum la durée de vos réunions.

Amélioration continue

La notion d’amélioration continue fait partie intégrante du concept de l’obeya. Votre salle va évoluer au fil des projets, des habitudes qui vont se créer et de la digitalisation de votre entreprise.

L’organisation de la salle et la disposition de ses différents composants doit donc permettre une actualisation des données de manière efficace.

PingFlow Obeya

Les possibilités de supports sont infinis : brown paper, post-it, impressions de grande taille, feuilles électromagnétiques effaçables, surfaces aimantées pour débuter puis nous vous conseillons de digitaliser avec de grands écrans tactiles !

Que les travaux et l'aménagement commencent !

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