L’affichage dynamique peut se définir comme un système de communication qui donne la possibilité à une entreprise de diffuser des informations à distance sur des écrans prévus à cet effet.
Désormais largement répandu, l’affichage dynamique est aussi bien utilisé pour de la communication (interne & externe) qu’au sein des organisations pour faciliter le travail de groupe ou la diffusion d’informations importantes. Une gestion optimale d’un parc d’affichage dynamique possède de nombreux avantages : meilleure transmission de l’information, fédération et valorisation des équipes, harmonisation de la communication… En bref, un excellent levier de performance pour les organisations, sous réserve d’un déploiement correctement orchestré.
Du choix des écrans aux conseils pour gérer un parc d’affichage dynamique en passant par les critères pour choisir son outil de pilotage, voici ce qu’il faut savoir.
Au sommaire de cet article :
- Quel écran d’affichage dynamique choisir ?
- La sélection du logiciel de gestion d’écrans d’affichage dynamique, un indispensable
- 4 conseils pour bien gérer son parc d’affichage dynamique
Quel écran d’affichage dynamique choisir ?
Qu’il s’agisse de diffuser une information homogène à des collaborateurs, de mettre en place une gestion de projet par le management visuel ou de suivre les résultats d’une équipe en temps réel, un projet d’affichage dynamique commence par la sélection des écrans : fixation murale ? Totems ? Bornes ?
Définir les usages
La première étape de la réflexion doit porter sur l’usage qui va être fait des écrans : s’agit-il de communication interne ? Externe ? D’affichage de données en temps réel ? De nombreux modèles existent, attention à ne pas payer pour des caractéristiques superflues.
Anticiper l’environnement et le positionnement
Intérieur ou extérieur ? Un écran situé en plein air devra être résistant aux différents aléas climatiques, mais également aux variations de température. Par ailleurs, sa luminosité
devrait être supérieure pour permettre une visibilité optimale en toutes circonstances.
Il convient également de prendre en compte la façon dont va être installé chaque écran : par exemple, un wallboard n’aura pas nécessairement les mêmes caractéristiques qu’un écran monté sur un support mobile.
Enfin, il faut étudier la distance qui séparera l’écran des utilisateurs : plus elle est élevée, plus la taille de la dalle devra être importante pour conserver une lisibilité optimale.
Prendre en compte la fréquence d’utilisation
Combien d’heures par jour les écrans vont-ils être allumés ? Pour des mises sous tension quelques heures par jour, des écrans standard suffisent amplement.
En revanche, pour un usage intensif 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, nous recommandons fortement d’investir dans du matériel de plus haute qualité, afin d’éviter les dysfonctionnements prématurés.
Trancher entre écran traditionnel et écran tactile
La question du choix entre une dalle “classique” ou tactile mérite d’être examinée de près. Ici, tout dépend du niveau d’interaction voulu entre le support et les utilisateurs.
Le tactile peut s’avérer particulièrement intéressant, étant à la fois simple à manipuler et très efficace pour le travail de groupe. L’affichage classique est lui moins coûteux et convient parfaitement pour une utilisation plus “passive”.
La sélection du logiciel de gestion d’écrans d’affichage dynamique, un indispensable
Quels que soient les systèmes d’affichage choisis, ils doivent être combinés à un outil de pilotage adapté aux besoins de l’entreprise. Pour prendre une décision éclairée, plusieurs critères entrent en ligne de compte.
L’éternelle question financière
La première chose à faire est de définir une fourchette budgétaire dédiée au logiciel (qu’il s’agisse de l’achat de la licence ou d’un abonnement). Pour payer un “juste” prix, l’idéal est de comparer plusieurs offres, mais également de lister les fonctionnalités proposées. En effet, les solutions les plus onéreuses sont souvent les plus complètes, pour autant que la nature du projet d’affichage dynamique justifie l’investissement.
Pour se forger une première opinion d’un outil, les démonstrations et autres essais proposés par les éditeurs constituent un bon moyen d’évaluation.
L’administration à distance
La gestion du parc d’écrans d’affichage dynamique implique de pouvoir interagir avec différents écrans, parfois répartis sur plusieurs sites séparés par des centaines voire des milliers de kilomètres. Nombreux sont les écrans d’affichage dynamique inutilisés, simplement parce qu’ils ne sont pas allumés, et la généralisation du télétravail n’a fait qu’accentuer ce phénomène.
Il est donc très important d’opter pour une solution de pilotage à distance disponible en mode SaaS (Software as a Service), qui peut être utilisée partout et depuis (presque) n’importe quel appareil disposant d’une connexion Internet. Cela permet d’intervenir sur le parc d’écrans depuis une interface unique sans avoir à être sur place, de suivre les contenus qui y sont diffusés en temps réel et de gagner un temps précieux !
La Connectivité
Autre point à ne pas sous-estimer : la compatibilité avec les sources extérieures et principaux formats multimédias utilisés. En fonction du type de contenu qu’il est prévu de diffuser, il faut absolument vérifier que l’outil choisi soit capable de les prendre en charge.
La facilité d’utilisation
Un logiciel de gestion de parc d’écrans se doit d’être simple et agréable à utiliser au quotidien. Privilégier une solution intuitive et ergonomique permet d’économiser sur les formations, de limiter la baisse de productivité liée à la phase de “‘découverte”, mais également de rendre les utilisateurs autonomes en l’espace de quelques jours.
L’évolutivité et la qualité du support
Pour éviter les mauvaises surprises, il est toujours bénéfique de questionner un potentiel éditeur de logiciel sur les changements qu’il apporte à sa solution. Un outil peu ou pas mis à jour est souvent à considérer avec prudence, auquel on privilégiera un logiciel bénéficiant d’un suivi plus solide, avec un potentiel d’évolution pour répondre à d’éventuels besoins futurs.
Par ailleurs, échanger avec un prestataire sur le niveau d’accompagnement qu’il propose est judicieux : Intégration ? Formation ? Service client ? Autant de points à clarifier en amont de la signature d’un contrat pour éviter les mauvaises surprises.
4 conseils pour bien gérer son parc d’affichage dynamique
Pour piloter un parc d’écrans dynamiques d’une main de maître, rien ne doit être laissé au hasard. Voici nos recommandations en la matière !
1 écran = 1 emplacement minutieusement étudié
“Gouverner c’est prévoir”. Cet adage d’Adolphe Thiers est tout à fait adapté à la gestion d’un parc d’écrans d’affichage dynamique.
En effet, chaque emplacement doit être minutieusement étudié pour éviter que l’écran ne se retrouve trop haut (ou trop bas), hors du champ de vision naturel ou trop loin des utilisateurs concernés.
L’éventualité que le soleil puisse causer des reflets gênants à certains moments de la journée doit également être prise en considération : rien de plus désagréable que d’être aveuglé sur son lieu de travail !
Prendre au sérieux les enjeux de sécurité
Le sujet de la sécurité se décline en deux volets pour l’affichage dynamique :
- Tout d’abord la “cybersécurité”, qui concerne la protection du logiciel en charge de gérer le parc d’écrans. Certains individus mal intentionnés peuvent tenter d’exploiter des failles dans les logiciels d’affichage dynamique. Si leur tentative réussit, ils se retrouvent avec un accès complet au gestionnaire d’affichage et peuvent ainsi prendre le contrôle des écrans. Pour pallier cette problématique épineuse, différentes mesures préventives peuvent être mises en place : création de niveaux d’accès, chiffrage de données, recours à la double authentification…
- Les écrans doivent également être protégés des possibles dégradations (volontaires ou non) s’ils sont positionnés dans des zones “à risque” tels qu’un espace public ou un atelier par exemple.
Planifier l’affichage de façon pertinente
La bonne gestion d’un parc d’écrans dynamique passe inévitablement par une planification de l’affichage bien huilée, outre leur allumage bien sûr. Pour cela, il est nécessaire de recourir à un calendrier prévisionnel grâce auquel chaque écran du parc peut être géré indépendamment en utilisant des “créneaux” de diffusion sur des plages horaires précises.
L’objectif ? Parvenir à une diffusion harmonisée sur tous les écrans en évitant la superposition de créneaux horaires, les temps morts, etc.
Choisir un player dédié
Pour finir, abordons la question du choix du player (ou lecteur). Pour gérer un parc d’écrans en évitant les dysfonctionnements prématurés, il est préférable de se tourner vers des players dédiés plutôt que de se contenter de ceux intégrés dans les écrans, souvent moins fiables et peu performants.
Chez Pingflow en tant que professionnels des écrans de management visuel, nous maîtrisons toutes les finesses des écrans d’affichage dynamique, qu’il s’agisse de les piloter à distance ou de concevoir des wallboards. N’hésitez pas à nous solliciter pour en savoir plus.
