Quel pilotage visuel et indicateurs pour un gestion de projet performante ?

Mener des projets “en mode agile” : l’expression est presque devenue un lieu commun tant la méthodologie agile est devenue dominante. D’après la 14e édition de l’enquête “State of Agile”, 95% des entreprises l’ont adoptée pour la conduite de leurs projets.  Du développement informatique et de l’IT au sens large, d’où cette méthode est issue, la pratique s’étend de plus en plus aux équipes gestion, marketing, ressources humaines, commerciales. La raison ? Ceux qui l’ont adoptée observent que la méthode agile présente de nombreux avantages.

Méthode agile

Scrum

Avec 58% des entreprises qui l’utilisent (plus 18% d’autres qui mettent à contribution des “hybrides”), le Scrum est l’approche la plus commune des équipes projets agiles. Le concept ? Des “sprints” (cycles de développement courts de 4 semaines maximum), une processus très cadrés avec des responsabilités claires, qui permettent de “découper” un projet lourd en petites avancées digestes, et maximisent la productivité des équipes.

LE MANAGEMENT VISUEL DANS UN CONTEXTE SCRUM

De par leur approche très codifiée, les méthodes agiles donnent lieu à quantité de “points de mesure” : lorsqu’une “story” (tâche unitaire), un sprint ou un projet complet  sont achevés, notamment. Donc à quantité d’indicateurs potentiels pour faciliter le suivi du projet, et optimiser la productivité. Mais il n’est pas besoin d’être complètement passé en mode agile pour avoir des objectifs mesurables !

Les KPI de la gestion de projet

Productivité de l’équipe : 

  • Vélocité de l’équipe (nombre de “stories” terminées)
  • Prévisibilité (vélocité comparée au rythme idéal projeté)

Avancement du projet : 

  • Burndown (quantité de travail restant avant la fin d’un sprint)
  • Burnup (date de finalisation estimée en fonction de l’avancée)

Qualité du projet : 

  • Taux de couverture (portion du livrable testée avant finalisation)
  • Satisfaction utilisateurs (NPS)
  • Satisfaction de l’équipe

Fiabilité / délai :

  • Lead time (laps de temps entre l’émission d’un besoin utilisateur et la livraison du projet)
  • Prévisibilité (dans le temps)

Le management visuel en gestion de projet : quel apport ?

Daily standup, rétrospective, sprint planning et sprint review… les équipes adeptes du lean et des méthodes agiles sont friandes de réunions courtes, orientées action. Autant d’occasions durant lesquelles délivrer une information et des indicateurs digestes et clairs constitue un gage d’efficacité : précisément ce à quoi sert le management visuel !

De plus en plus souvent dispersées (voire en remote), ces équipes font un usage abondant de solutions collaboratives en ligne : Trello, Airtable, Ms Teams, Slack, Asana, Notion, Miro… Pour brainstormer, communiquer, documenter… ces applications font partie de la boîte à outil standard de ces équipes. 

Ce qui signifie que la donnée nécessaire à la production des indicateurs cités plus haut est déjà digitalisée ! Et qu’elle est facilement disponible, la plupart de ces applications ayant développé une API. (Application Programming Interface) Une solution de management visuel connectée à ces logiciels pourra donc “piocher” la donnée à la source, et la retranscrire dans un panneau d’animation interactif conçu exprès pour les besoins de l’équipe projet.

Obeya

Signifiant “grande salle” en japonais, l’Obeya est la salle de contrôle dédiée à l’équipe projet. C’est ici que sont centralisés les indicateurs d’avancement et de productivité, et que se tiennent les points d’étape. Avec l’essor du remote et des équipes pluridisciplinaires, l’Obeya tend (comme partout) à se “virtualiser”

OBEYA ET MANAGEMENT VISUEL : MODE D’EMPLOI

Caisse d’épargne CEPAC


Réparties entre métropole, Réunion et Antilles, plus de 25 équipes de la Caisse d’Épargne CEPAC utilisent les wallboards co-construits avec PingFlow, avec les informations et indicateurs qui leur sont propres. Avec le confinement en 2020, ces utilisateurs ont déporté sur Microsoft Teams les écrans par ailleurs installés dans les salles de réunion. Permettant ainsi de retrouver un espace collaboratif efficient, même en télétravail. .

VOIR CE CAS