L’Obeya pour le pilotage de projets

L’Obeya pour le pilotage de projets

 

Qu’est-ce que l’Obeya ?

L’Obeya signifie “grande salle” en japonais et est une pratique de management visuel issue du lean. Cette salle est un lieu de collaboration où les informations sont diffusées et gérées par des réunions courtes et périodiques. C’est un outil simple et efficace pour répondre aux enjeux de performance.

L’Obeya permet de responsabiliser les participants, transformer le management, booster la collaboration des membres et ainsi créer un esprit d’équipe.

Le pilotage de projets avec l’usage classique de l’Obeya

L’Obeya est mise en œuvre pour le suivi et le pilotage de projets. Des panneaux affichent des informations pertinentes en fonction du contexte et des enjeux. Que ce soit des plannings à court terme ou des actions à mener, l’Obeya sert d’outil de management.

Pour qu’il y ait un réel intérêt, l’équipe de projet doit organiser des réunions hebdomadaires voire quotidiennes si besoin et travailler sur l’amélioration continue avec des solutions rapides à mettre en place. Celles-ci doivent répondre aux retards ou problèmes éventuels.

Le but est de trouver des solutions en collaborant afin d’apprendre à travailler et à agir ensemble.

L’Obeya virtuelle: une réponse face aux limites de l’Obeya classique

L’Obeya classique dite physique a une limite importante: elle n’est pas adaptée à un management visuel d’une équipe multiplace. En effet, il est très compliqué pour des équipes travaillant à plusieurs kilomètres l’une de l’autre de partager leurs idées par le biais de tableaux ou panneaux.

C’est pourquoi, le pilotage de projets se fait aujourd’hui grâce à un management visuel digital. Pour cela, les équipes ont besoin de grands écrans si possible tactiles afin de mettre en place des évènements interactifs dans le but de dynamiser et de fluidifier les informations. De plus, des moyens de communication internes sont requis pour les réunions multiplaces.

L’Obeya vers le management d’équipes

Aujourd’hui, l’Obeya s’étend au management d’un service, d’un département ou d’une direction. Elle s’utilise aussi bien pour piloter des équipes d’ingénierie que de commerciales ou bien de marketing et d’IT.

Dans les secteurs plus industriels, les managers utilisent l’Obeya afin de piloter des activités, des encours et des risques alors que dans des équipes multi-projets, elle facilite l’allocation des compétences et ressources.

De plus, le rythme des réunions doit être adapté en fonction des besoins. Par exemple, le service marketing organisera des réunions mensuels alors que l’équipe commerciale effectuera des points hebdomadaires. Enfin, en cas de crise, l’équipe IT se réunira tous les matins.

Pour finir, l’Obeya mobilise l’équipe sur l’amélioration continue. Les participants collaborent et donnent des KPIs pertinents qu’ils seraient bons de suivre. En fonction des résultats, ils prennent des décisions rapidement en mettant en place des plans d’actions exécutables sur le court terme.

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