Les rituels d’animation dans la “Digital Workplace”

Les briefs d’équipes ne sont pas seulement réservés à l’industrie. Les fonctions supports dans le secteur tertiaire adoptent également les bonnes pratiques du lean management et des organisations agiles. Et parmi elles, on retrouve le management visuel. À l’heure où les réunions sont de plus en plus nombreuses, il convient de les rendre plus courtes et plus efficaces. Voyons comment dans cet article.

Le management visuel pour plus d’agilité

solution management visuel digitalAu cours d’une journée, les réunions se succèdent et un constat se pose alors : vous ne parvenez plus à retenir l’attention de vos collaborateurs, qui perdent alors de l’information potentiellement stratégique : projets en cours, urgences, points bloquants, priorités… Penser vos réunions autrement devient alors indispensable si vous voulez qu’elles restent efficaces. “Jusqu’à aujourd’hui, certaines équipes utilisaient les tableaux de management visuel physique (ex tableau veleda blanc) pour leurs briefs. D’autres n’utilisaient pas de support spécifique et les échanges à distance se faisaient au téléphone, ce qui n’était pas optimal en terme d’efficacité. Nous devions alors trouver une autre solution” nous précise Yvon Bury, chef de projet conduite du changement au sein de la Caisse d’Epargne Hauts de France (CEHDF).

Comment ? En mettant en place une solution de management visuel digitale qui implique davantage vos collaborateurs dans les réunions. Grâce au support interactif, vous pouvez les faire participer en les invitant à s’exprimer ou même à animer directement le brief. C’est une méthode agile et collaborative qui permet d’afficher clairement les objectifs et les plans d’action pour que chacun sache ce qu’il doit faire, puisse réagir ou simplement poser les questions nécessaires au bon déroulement des missions. L’avantage des écrans digitaux est qu’ils diffusent des données actualisées automatiquement, sans action du manager ou des collaborateurs, qu’ils sont interactifs donc vivants, et surtout qu’ils peuvent évoluer au fil du temps, donc s’adapter aux attentes et besoins des équipes. Grâce à la mise en place de code couleur, d’animations, les points importants sont rapidement mis en évidence. “D’un point de vue technique, le management visuel digital permet l’automatisation des données (c’est une condition nécessaire et facilitante pour sa réussite) : les collaborateurs ou le manager n’ont plus besoin d’aller chercher les données et les saisir. De plus, nous disposons maintenant d’une information uptodate, ce qui est non négligeable. L’outil est moderne et l’information est visible.” précise Yvon Bury.

Le pilotage de l’activité facilité

pilotage de l'activitéAvant tout, le management visuel permet de faciliter le pilotage de l’activité. Comment ? En affichant les données utiles, en utilisant des codes couleur pour attester de l’urgence de l’activité (OK, problématique, urgent), en affichant un planning clair des actions à mener par chacun : pour le service après-vente, par exemple, il s’agit d’afficher les objectifs ou les échéances en termes de CA, de RDV ou encore de nombre d’appels. Ainsi, tout le monde dispose du même niveau d’information, sait ce qu’il a à faire, les managers peuvent identifier et faire remonter beaucoup plus rapidement les points bloquants sans attendre le brief suivant… Au sein de la Caisse d’Epargne Hauts de France, Yvon Bury confirme que le pilotage est facilité : “on voit les urgences, l’avancement de l’activité et les objectifs. Cela permet un meilleur pilotage, une meilleure organisation et une réactivité améliorée”.

Que ce soit pour les projets commerciaux, marketing, IT… le management visuel permet de mettre en lumière les objectifs, les points bloquants, les bonnes pratiques et l’avancement des projets pour plus de visibilité sur l’activité en temps réel. Des plans d’action peuvent alors être définis rapidement pour répondre à un besoin à l’instant T. Grâce au management visuel, le service IT peut par exemple afficher le nombre de tickets en cours. Ainsi, s’ils constatent une augmentation soudaine, en analysant les différents indicateurs à disposition, la cause peut être trouvée plus rapidement et peut être résolue dans la foulée.

Rituels d’animation digital workplace : des bénéfices notables à tous les niveaux hiérarchiques

rituel d'animationGrâce au management visuel, les collaborateurs s’auto-responsabilisent : ils suivent eux-mêmes leurs engagements et missions au regard des objectifs et des priorités. Ils sont alors plus autonomes concernant l’organisation de leur travail et doivent faire remonter si une difficulté survient. Ils obtiennent également une vision concernant la charge de travail de leur équipe, ils peuvent ainsi proposer spontanément leur aide pour faire avancer la situation. Ils travaillent donc de manière plus collaborative et agile.

C’est le cas pour la Caisse d’Epargne Hauts de France : “aujourd’hui, les écrans de management visuel sont inclus dans le quotidien. Ils favorisent la cohésion, le sentiment d’appartenir à une équipe. Les indicateurs ne permettent pas uniquement de mettre en avant ce qui ne fonctionne pas, mais sont des indicateurs de la satisfaction. Pour nos managers, la préparation des briefs et l’animation sont facilitées : les collaborateurs interviennent davantage, ils sont acteurs dans leur activité et au sein de leur équipe” souligne Yvon Bury.

Naturellement, la posture du manager change également. Il ne décide plus seul, mais il accompagne, guide et challenge ses collaborateurs dans leurs missions. Le management des équipes évolue également : il y a plus d’échanges, de tests, les solutions sont trouvées collectivement, il n’y a plus qu’une personne qui décide, mais c’est le résultat d’échanges entre les différents membres de l’équipe. “Au sein de la CEHDF, les wallboards sont co-construits avec les collaborateurs, ce qui facilite son appropriation et la conduite du changement”, ajoute Yvon Bury.

En un coup d’oeil, le manager peut ainsi voir quelles sont les difficultés rencontrées et prendre les décisions adéquates. Cela lui permet également de gagner du temps sur les tableaux de bord qu’il doit fournir au top management : il suffit de reprendre les indicateurs affichés et les croiser avec d’autres, définis au préalable. Ainsi, la direction dispose également d’une vision claire de l’activité.

La démarche de management visuel n’est plus uniquement réservée à l’industrie. Ses bénéfices sont aussi notables pour le secteur tertiaire : agilité, réactivité, auto-responsabilisation et autonomie. Cependant, pour que cela fonctionne, il est nécessaire que tous les utilisateurs soient impliqués dans le projet et comprennent la démarche. Et cela n’est pas uniquement une question d’outils.