Les rituels d’équipe sont des moments clés dans la vie d’une entreprise. Ils permettent d’améliorer le processus de décision, d’organiser les actions et de mieux piloter l’activité, tout en donnant l’opportunité aux collaborateurs de s’exprimer. Ces briefs sont essentiels pour la motivation et la performance et permettent de développer l’intelligence collective. Mais, pour que cela soit efficace, comment bien les animer via le management visuel ? Nous vous donnons les étapes à suivre.

Étape 1 : monter une équipe projet

mettre en place management visuelPour animer les différentes réunions d’équipe, il est indispensable de disposer de supports pour diffuser l’information de manière efficace. Les panneaux ou les écrans de management visuel s’imposent naturellement comme des outils efficaces. Une fois que vous aurez fait votre choix entre papier et digital, vous devez définir quelles thèmes et informations afficher, comment les mettre à jour au fil du temps, où placer les panneaux… Pour cela, il est nécessaire de désigner une équipe chargée de la réflexion et la mise en place du projet.

Bien évidemment, les managers doivent être impliqués, mais pas seulement. Il est nécessaire qu’il y ait des référents métiers, des collaborateurs plus orientés “terrain” pour exprimer leurs besoins, faire le lien entre les différents services concernés, et surtout, se sentir impliquer dans le projet et donc le porter auprès des collègues. C’est donc un véritable groupe de travail à constituer pour assurer la réussite du projet.

Étape 2 : impliquer les équipes grâce au Design Thinking

design thinkingUne fois que votre équipe projet est définie, vous devez le porter auprès de vos collaborateurs. Il est indispensable de penser collectif pour que ces réunions soient efficaces. Pour cela, pourquoi ne pas mettre en place des ateliers de Design Thinking ? Cela vous permettra de détecter les besoins de vos collaborateurs et de votre entreprise en les aidant à les formuler de manière claire. La méthodologie Design Thinking est simple et s’articule autour de cinq points :

  • Compatir : se mettre à la place des collaborateurs pour comprendre leur point de vue et leurs besoins précis.
  • Définir : reformuler la problématique en se demandant “pour faire quoi” plutôt que “comment faire”.
  • Imaginer : générer le maximum d’idées pour trouver la bonne solution.
  • Prototyper : montrer les résultats des différents ateliers et brainstorming. Cette étape est clé dans la création de vos wallboards.
  • Tester : tester sur le terrain les panneaux de management visuel et récolter les retours des utilisateurs pour modifier si besoin des choses.

Le Design Thinking s’adapte à tous les secteurs d’activité et tailles d’entreprise, il permet de faire émerger des idées innovantes et est surtout un facteur de motivation et d’implication pour vos équipes.

Étape 3 : impliquer le prestataire dans la réflexion

Bien évidemment, si vous avez choisi de vous lancer dans le déploiement d’écrans de management visuel digitaux, il semble intéressant d’impliquer votre partenaire expert dans votre réflexion. Grâce à son expérience et ses références, il pourra vous challenger et partager de bonnes pratiques. De plus, en étant externe à votre organisation, il sera plus objectif, ce qui est très constructif pour vous.

Étape 4 : former les utilisateurs

Bien évidemment, une fois que vous avez défini les indicateurs à afficher, la fréquence de vos briefs, qui l’anime… il faut maintenant l’expliquer à vos utilisateurs. Les key users sont amenés à modifier les panneaux et les faire évoluer. Les users, quant à eux, vont utiliser les panneaux dans leur quotidien. Une rapide formation peut alors être nécessaire pour apprendre aux key users à appréhender l’outil et les panneaux, et ainsi pouvoir le promouvoir auprès de leurs collaborateurs (les users) et d’autres services. Mais il est également nécessaire de fédérer vos collaborateurs autour de cette nouvelle organisation. En clair, il faut accompagner vos salariés dans cette conduite du changement, au moins les premiers temps.

Étape 5 : tester en temps réel et sur le terrain

Enfin, il est temps de tester la solution directement sur le terrain ! Cela vous permettra de vous mettre en situation, de récolter les retours de vos collaborateurs, pour ensuite pouvoir ajuster les panneaux et votre méthode de management. La première fois, cela risque de ne pas être totalement fluide, mais cela s’améliorera au fil du temps et vous vous sentirez de plus en plus à l’aise avec cette nouvelle manière de fonctionner.

Voici donc les cinq étapes à respecter pour créer vos panneaux de management et ainsi animer vos équipes autour de ces derniers lors de réunion ou en permanence. Mettre en place une démarche de management visuel, si elle est bien menée, peut amener à transformer le management en profondeur. Si vous souhaitez en savoir plus sur nos solutions, n’hésitez pas à nous contacter.

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