Courtes, participatives et suivies de plans d’action, les AIC sont l’un des piliers du pilotage de la performance dans l’industrie. En respectant leurs principes de fonctionnement et d’animation, elles favorisent l’engagement des équipes dans l’amélioration continue.
Définition : qu’est-ce qu’une animation à intervalles courts ?
L’animation à intervalle court (AIC) est un pilier du lean management. Selon les entreprises et les contextes, on parle également de :
- short interval management (SIM),
- de TOP5 (ou TOP15 ou TOP30),
- de rituel d’animation
- ou encore de “daily” dans les entreprises ayant adopté les méthodes agiles.
Dans l’industrie, c’est l’une des méthodes privilégiées pour piloter la performance au quotidien.
Fréquence, vitesse, interactivité : les caractéristiques-clés d’une AIC
Et concrètement ? La réponse est dans le nom ! Une AIC est :
- une animation et non une réunion : on y valorise l’échange, l’interactivité, et pas (seulement) l’information descendante
- organisée à intervalles réguliers : alignée sur le rythme de production (donc une AIC par équipe et par shift au niveau de l’unité de production)
- courte : l’animation elle-même dure de 5 minutes (au niveau production) à 30 minutes (niveau comité de direction)…
- les intervalles eux-mêmes sont courts : il s’agit d’être au plus près de la fréquence d’apparition des problèmes, et du suivi des objectifs. Un point de production hebdomadaire n’aurait aucun sens !
Rituels d’animation dans l’industrie : pourquoi « AIC » ?
Comment se déroulent les réunions AIC ?
Pour que les animations à intervalles courts permettent vraiment d’améliorer le pilotage de l’activité, elles doivent adopter des déroulés et des règles de fonctionnement hyper claires et totalement intégrées par les participants.
Bilan, projection, action : des animations rythmées en 3 temps
Une AIC, c’est toujours 3 temps forts :
- un bilan de l’intervalle précédent : les bons et moins bons résultats, les actions qui ont porté leur fruits (à poursuivre, voire à généraliser) ou non (à stopper, revoir…),
- une projection sur l’intervalle à venir : revue des événements (absences dans les équipes, machines en maintenance, défaut d’approvisionnement…) qui risquent d’impacter l’activité, et les contre-mesures à envisager,
- des actions : pour la résolution de problèmes qu’on ne résoudra pas par un “quick win”, quel plan d’action, à quelle échéance, piloté par qui… et avec quel degré de priorité.
Autour de ces 3 grands temps d’animation, on conseille aussi de rythmer l’AIC par des rituels comme la météo (humeur du jour), la célébration des fiertés et réussites de l’équipe… Rapidité peut rimer avec convivialité !
Un tableau de bord concis comme point focal grâce au management visuel
Pour être efficaces lors d’une animation à intervalles courts, les participants doivent avoir sous les yeux des informations claires sur la performance : les indicateurs doivent être compris de tous, lisibles, digestes.
C’est pour cette raison que le management visuel est un ingrédient clé des AIC. Le tableau de bord du rituel doit être conçu pour évaluer en un coup d’œil ce qui fonctionne ou dysfonctionne, pour passer au plus vite à la recherche des causes et des solutions. Les tableaux de bord d’AIC reposent donc souvent sur des modèles de lecture de la performance éprouvés issus des méthodes lean : le plus répandu est le tableau de bord SQCDP.
POUR ALLER PLUS LOIN > SQCDP dans l’industrie : de quoi s’agit-il, et comment en tirer bénéfice ?
Le guide ultime des rituels d’équipe pour animer la performance
Mettre en place les AIC : quels bénéfices ? Quelle méthodologie ? Comment les digitaliser ? Votre plan d’action, étape par étape, est à retrouver dans cet eBook
Fréquence, vitesse, participation… 7 règles d’or pour des AIC efficaces
Autant (voire plus) que le contenu des échanges, le succès d’une animation à intervalles courts repose sur la manière dont ces échanges sont conduits. Voici 7 règles à respecter pour que votre AIC apporte vraiment tout sa valeur ajoutée :
- Un rituel récurrent : des heures identiques, tous les jours.
- Un rituel “ancré” : on n’annule pas l’AIC,sauf force (vraiment !) majeure.
- Un rituel inclusif : toute l’équipe participe, si elle est trop importante (plus d’une douzaine de participants), on s’organise par sous-équipes.
- Un rituel concis : pas plus d’une minute de temps de parole par personne.
- Un rituel debout : ainsi on ne s’éternise pas !
- Un rituel cadré : on ne résout pas les problèmes soulevés dans l’AIC, on en confie la responsabilité à un ou des participant(s), qui organiseront des réunions dédiées…
- … ou on le “remonte” au niveau hiérarchique supérieur s’il n’est pas traitable par l’équipe (ou qu’il impacte d’autres équipes).
Des AIC “étagés” selon les différents niveaux de l’entreprise
Une des clés de succès des animations à intervalles courts, c’est cette “escalation” (ou “cascading”) à orchestrer dans la résolution des problèmes rencontrés :
- si l’équipe qui le détecte peut le résoudre à son niveau, elle s’y engage. Cela favorise la responsabilisation de tous.
- si le problème est trop global ou trop complexe, il est remonté à l’ordre du jour de l’AIC de niveau supérieur. Bien entendu, ce dernier s’engage à informer les équipes concernées de l’avancée du plan d’action correctif.
Dans une usine, on n’organise donc généralement pas une animation à intervalle court unique, mais :
- une AIC “niveau 1” (ou TOP5) par équipe ou ligne
- une AIC “niveau 2” (TOP15) entre chefs d’ateliers
- une AIC “niveau 3” (TOP30) au niveau de la direction du site.
Les différents types et niveaux d’AIC
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Animations à intervalles courts : comment en tirer tous les bénéfices ?
Rendre la lecture des performances (beaucoup) plus claire, faire des équipes le moteur de l’amélioration continue, optimiser le pilotage de l’usine et la collaboration traverse, et booster la motivation et la marque employeur : les AIC ont d’énormes vertus, surtout dans le contexte de pénurie des compétences et de moindre attractivité des entreprises industrielles.
Mais comment en tirer tout le parti ? Voici quelques conseils, et quelques pièges à éviter pour en faire un levier pérenne de productivité.
POUR EN SAVOIR PLUS > Animation à intervalle court (AIC) : pourquoi c’est un enjeu clé pour l’industrie
Avant : une préparation minutieuse
Un ordre du jour clair et communiqué avant, des indicateurs de performance parfaitement à jour pour offrir une version fidèle de la performance : une AIC, ça se prépare ! C’est même une part non négligeable de l’emploi du temps des team leaders, qui y consacrent en moyenne 30 minutes par animation.
Fort heureusement, la digitalisation des animations à intervalles courts permet d’importants gains de temps sur cette préparation (20-25 minutes en moyenne).
Pendant : une contribution de tous les participants
C’est tout l’intérêt (et aussi tout le défi) des AIC : ces rituels d’animation doivent offrir à chaque participant l’occasion d’apporter sa pierre à l’édifice. C’est donc un vrai exercice managérial, dans lequel le team leader :
- veille à embarquer tout le monde,
- adopte une communication claire, avec le juste niveau d’information (on en revient à l’importance du management visuel pour ce type de rituels),
- assure un temps de parole juste à chacun,
- encourage et valorise l’expression et les propositions.
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Après : un suivi rigoureux
Enfin, le rôle du manager dans le succès des AIC repose sur un dernier point crucial : un suivi rigoureux des actions décidée lors des animations. C’est la condition pour conforter les équipes dans l’idée que leur participation est utile, et crée de la valeur !
Il s’agit donc des les informer des avancées et des résultats des plans d’action (excellents comme décevants), et de les solliciter régulièrement sur la manière de rendre ces animations plus efficaces et plus fluides.
